[Semana de dicas] Gestão do tempo

Nesta semana teremos dicas de diversos assuntos de gestão e tecnologia. Fique ligado!
O tempo é um bem precisoso que se perdido, não se recupera. Gerir tempo é mais do que dinheiro, é ter mais tempo na própria vida!

Algumas dicas práticas:



1. Não fico com Twitter e Messenger aberto.

Normalmente tenho eles na aba do navegador, caso alguém entre em contato, mas concordo, para tarefas mais específicas, fecho-os também.

2. Não deixo o email aberto o dia todo. Crio limites e olho apenas nos horários pré-estabelecidos.

Taí algo difícil. Estou sempre com meu email aberto. Contudo, minha tarefa é atender clientes na consultoria, realmente preciso estar com ele aberto. As questões que tenho para fazer não uso com email, uso com agenda.

3. Não uso email como lista de tarefas, e, principalmente, não uso estrelas (no Gmail) como tarefas. Email é comunicação, coisas a serem feitas precisam estar em outro ambiente, que possa ser acessado sem eu ver a inbox cheia de novas mensagens. Se vou ver o que tenho pra fazer e vejo uma mensagem do meu amigo cheio de links interessantes, perco o foco, deixo de fazer o que devia ser feito, começo a procrastinar, caos.

Com certeza, concordo. O vício do email é forte. Ter um aplicativo de tarefas ou uma agenda valoriza o tempo.

4. Mantenho a caixa de entrada de emails sempre vazia. Uso a técnica InboxZero. Sempre que abro a caixa de entrada devo tomar uma das atitudes abaixo com cada uma das mensagens, até a inbox ficar vazia:

delegar pra alguém,
deletar,
responder imediatamente se for urgente,
colocar na pasta “Responder depois”,
criar um item na lista de tarefas.
Uso muito esta tecnica também. Nada para depois. Fico nervoso se fica algum email pendente na minha caixa de entrada.

5. Não preciso responder todos os emails imediatamente, mas preciso esvaziar a caixa de entrada processando todas as mensagens, respondendo as urgências e colocando as demais para serem respondidas depois ou como tarefas na lista de tarefas externa.

Ainda não usei tarefas externas para responder emails, deixo-as na caixa de entrada. Mas, achei a dica útil.

6. Divido contextos e horas, pessoal e profissional.  Me esforço pra ter disciplina: das 9 às 12, só olho coisas profissionais, das 12 às 14 resolvo as pessoais, depois profissionais novamente. Trocando o contexto do email e da lista de tarefas. Quando fecho a lista profissional, acabou, me concentro na lista pessoal.

Importante dividir isto, embora no dia a dia, seja difícil, pois nos atropelam coisas pessoais por vezes em horário normal.

7. Tenho inbox de tarefas de fácil acesso (que não dê trabalho de inserir itens) – no meu caso é um bloco de papel e o aplicativo Things para iPhone. Quando lembro de algo, coloco numa das caixas de entrada (bloco de papel ou iPhone), dependendo do que estiver mais à mão. Mais tarde eu organizo as coisas que coloquei na inbox num dos contextos (pessoal ou profissional).

Faço similar, mas sempre usando agenda como anotador de coisas a fazer.

8. Pra organizar os projetos uso o GTD (Getting Things Done), uma excelente metodologia descrita no livro A Arte de Fazer Acontecer.

Bem interessante.

9. Relaxo. Sim, é preciso relaxar e ter foco no que estou fazendo agora. Se estou escrevendo um texto e lembrei de olhar a cotação de uma TV nova, coloco isso na inbox (papel ou iPhone) e continuo no meu texto. Com o tempo vamos aprendendo a não deixar a mente desfocar.

Faço assim as vezes e por outras vezes mudo de foco e volto. Relaxar faz com que a mente tenha maior criatividade, muitas vezes.

10. Só coloco no calendário coisas que inadiavelmente precisam ser feitas naquele dia específico. Pagar o aluguel e comparecer à consulta médica são bons exemplos. Tarefas como “Ligar no plano de saúde e marcar oftalmologista” não precisam ser feitas num dia específico, ficam na lista de tarefas e serão feitas quando chegar a vez.

Meu receio da lista de tarefas neste sentido é deixar para depois, deixar para depois e ficar para depois. Na agenda, faço ou reagendo, mas sempre tenho a agenda como lembrete.

11. Lembro sempre que urgente é diferente de importante. Preciso resolver as urgências, mas preciso principalmente fazer as coisas importantes – são elas que pagam nossas contas, mudam nossa vida e nos trazem felicidade.

Com certeza. Relatórios são um bom exemplo.

12. Aprendi a exigir menos de mim mesmo e dizer mais “Não”. Pediram para eu escrever um post no BlogDoCarrão e estou atolado? Digo “Não” de maneira educada e sincera.

Dizer não ajuda mais que prejudica. Temos que ter tempo para coisas importantes e ter tempo significa que este tempo será bem empregado.

13. É preciso também ter consciência de que não vou fazer tudo. Resolvo as coisas importantes e relaxo com o resto. O objetivo é produzir mais em menos tempo, para poder trabalhar apenas no que gosto e curtir minha noiva mais horas por dia.

Foco profissional e pessoal. Quando encontramos equilíbrio nisto, temos muita felicidade.

http://papodehomem.com.br/produtividade-extrema-13-dicas-para-voce-virar-um-demonio-da-tasmania-com-suas-tarefas/


Mais dicas:



1. Descubra como você utiliza o tempo

Todas as tarefas que você realiza são distribuídas em uma das esferas da Tríade do Tempo: existem atividades urgentes – em que o prazo está curto ou acabou, atividades importantes – que trazem resultado e possuem tempo para serem realizadas e atividades circunstanciais – que não agregam valor e fazem você apenas perder tempo.

Saber a forma como utiliza seu tempo ajudará você a se planejar, pois seu foco será reduzir as atividades urgentes (priorizando-as para que sejam eliminadas rapidamente), aumentar as tarefas importantes (que ajudam a reduzir as urgências, o que você equilibrado) e eliminar as circunstanciais (aprendendo a dizer não ou simplesmente excluí-las da sua rotina).

2. Planeje-se!

Ter mais tempo para vida pessoal e profissional é prevenir problemas e priorizar aquilo que você quer. Esso é o processo de antecipação que é fundamental na gestão de tempo.

Para isso, planeje sua semana com antecedência ou pelo menos 3 dias a sua frente, veja o que pode gerar urgências e crie atividades de prevenção.

3. Escolha uma ferramenta

Agenda, Iphone, Outlook, Neotriad, caderno, etc – eleja uma plataforma que faça com que você tire as pendências e tarefas da cabeça e as centralize em um lugar confiável. Utilize essa ferramenta para se planejar e antecipar seus problemas.

4. Limite seu horário de trabalho

Muitas vezes precisamos de horas extras para conseguir cumprir todas as prioridades do dia. Isso acontece porque sabemos que temos esse tempo adicional.

Se fosse uma obrigação você sair exatamente no seu horário (algo do tipo quando apagam as luzes do escritório) com certeza você seria mais centrado e por consequência mais produtivo. Experimente criar esses “limitadores” para você no dia-a-dia.

5. Ache um hobby

Descubra algo que gosta de fazer e priorize na sua agenda. Quando fazemos coisas que nos trazem descanso, conforto e satisfação, temos a tendência a ir em direção desses compromissos e evitamos ao máximo que o dia seja desfocado.

Você já reparou que quando alguém do escritório joga futebol com amigos durante semana, como ele sempre consegue sair no horário naquele dia?

6. Organize a papelada

Organize seu local de trabalho, sua papelada, suas revistas e seus armários. Assim você terá mais facilidade para encontrar o que precisa.

Estima-se que uma pessoa gasta 40 minutos por dia localizando informações… e isso é muito tempo perdido.

7. Priorize seu dia – todos os dias

Faça uma lista de atividades que precisa executar no dia, calcule a duração de cada tarefa (para checar se dá tempo de fazer tudo) e ordene na sequência de execução. Foque nessa lista.

Quando você chegar ao fim do dia puder riscar tudo aquilo que conseguiu cumprir, a sensação será de começar o dia seguinte zerado.


Mais 10 dicas:



1. Tenha um planejamento diário do que você deve fazer
Não precisa ser nada muito complexo, uma lista simples em uma agenda, folha ou até mesmo online já resolve. Coloque todas as atividades que você deve fazer naquele dia e defina prioridades. É importante começar pelas atividades mais críticas.
Conforme o dia for passando, monitore se você esta atendendo os prazos que você definiu e tome ações quando estiver atrasado.
Após algum tempo procure mudar a frequência deste planejamento para semanal.

2. Defina objetivos
Tenha claro quais são seus objetivos de curto (semana) médio (mês) e longo (3 meses) prazo. Imprima (ou anote) e deixe sempre a vista (assim você não esquece). Avalie também se o que você vai fazer agrega algum valor, se não agrega, provavelmente você não deve perder tempo com isto.

3. Saiba dizer não
Você não receberá nenhum crédito por aceitar fazer “mais uma coisinha” quando esta atolado de coisas, muito pelo contrário, se você atrasar as importantes ai que ninguém se lembrará mesmo. Se há algum risco de atraso por causa de uma nova tarefa, deixe isto bem claro e não assuma este risco sozinho.

4. Seja organizado
Se você iniciou uma coisa, termine-a. Muitas pessoas iniciam muitas coisas ao mesmo tempo mas nunca terminam nenhuma. Se você esta adiando muitas das tarefas do seu planejamento diário, quer dizer que você não esta organizando seu tempo tão bem quando planejado. Divida as tarefas grandes em “pedaços” menores que você consiga controla-las em um dia.
Muito se usa o termo “seja acabativo” que nada mais é do que “termine o que você iniciou”.

5. Saiba delegar
Você não deve fazer tudo, aliás, nem é bom. Como gestor você deve delegar para os responsáveis e quando necessário treinar as pessoas para assumirem uma nova responsabilidade. Todavia tenha certeza de que as pessoas estão aptas a cumprir as tarefas. Lembre-se que o responsável ainda é você.

6. Decida!
Não fique postergando uma decisão, decida! Muitas pessoas tem medo de tomar decisões porque não querem errar, mas um dos melhores gerentes que já conheci uma vez me falou uma vez que as vezes é melhor tomar uma decisão errada do que não decidir (lembre-se: as vezes). Reflita, analise as alternativas e o contexto (se informe) mas tome decisões. Existem várias técnicas que podem lhe ajudar a decidir, umas delas é a dos 5Ws

7. Seja objetivo
Muito do que você escreve ou fala pode ser resumido drasticamente, aprenda a simplificar. Um dos lemas de Steve Jobs é “Menos é mais”. Aprenda como utilizar diagramas e como sintetizar a informação. Você perceberá a diferença principalmente em telefonemas e reuniões. Acredite, você consegue. Um amigo uma vez me compactou uma ata de 3 páginas à apenas uma página deixando apenas o que agregasse valor. O problema é que ficou melhor que a minha.

8. Planeje suas reuniões
Recentemente li um artigo que dizia que mais de 90% das reuniões são improdutivas e elas pecam em elementos básicos como:
- Falta de pauta
- Discussões intermináveis em assuntos que pouco agregam
- Falta de foco
- Falta de gerenciamento do tempo
- Falta de preparação dos envolvidos
- Envolvidos demais (convida-se todo mundo)

Lembre-se de registrar em uma ata o que foi decidido e comunicar os envolvidos.

9. “O bom é inimigo do ótimo”
Esta é uma frase que meu amigo Edson Sayeg sempre dizia, muitas vezes perde-se o foco em tentar fazer uma ferrari, quando um corsa já é suficiente. Faça o combinado, você até pode fazer mais, mas desde que você tenha certeza que não vai prejudicar o todo. Lembre-se que existem momentos certos para a perfeição, mas estes momentos não são sempre.

10. Elimine o desnecessário
Se você tem em sua mesa uma pilha de papéis e livros que você nem tocou neles na ultima semana é melhor você guarda-los para usa-los apenas quando necessário. Deixe sua mesa limpa e com apenas as coisas relacionadas as suas tarefas do dia (ou do seu planejamento). Isto também serve para e-mails.

Fonte do artigo: http://www.blogcmmi.com.br/geral/top-10-dicas-para-administracao-de-tempo


Agora chega de dicas de tempo. Para não perderes mais tempo, vá a parte prática: Mãos a obra!

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Artigo escrito por Gustavo Rocha – Sócio da Consultoria GestãoAdvBr
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